Universidad Interamericana de Puerto Rico

Recinto de Ponce

Centro de Acceso a la Información

Preparado por:

Sra. Brunilda Figueroa,

Especialista de Servicios Tecnológicos de Información Académica

Sr. Miguel Lugo,

Programador de Sistemas I

MANUAL MICROSOFT OUTLOOK: INBOX

Identificación de los menús

OUTLOOK BAR			Outlook Group: Contiene diferentes módulos de programas incluidos en Outlook y representados por iconos.
Outlook Group	Mail Group	Other Group
			· Inbox: Módulo de Outlook para enviar y recibir “e-mail” y “fax”. Contacts: Es usado para manejar y interactuar con los “contact”. Así también como mantener anotaciones y para fijar recordatorios para futuras obligaciones con la persona identificada en el contact. Calendar: Usado para programar eventos, reuniones y otros. Tasks: Módulo que permite organizar las tareas a realizar, mantener la secuencia de proyectos y otros. Notes: Es utilizado para organizar anotaciones y recordatorios. Puede fijarse en el “Desktop” de la computadora. Mail Group: Este grupo de Outlook contiene los “Folders” más utilizados para trabajar y almacenar mensajes de “e-mail”. Other Group: El grupo en Outlook que proporciona acceso a otros programas y “Folders” en su PC, como “My Computer” y “My Documents”.
OUTLOOK TOOLBAR
Menú Toolbar Mail Toolbar Calendar Toolbar Contacts Toolbar Tasks Toolbar Notes Toolbar
Cada uno de los “toolbar” cambia de acuerdo al grupo seleccionado. Cuenta con distintas funciones, la primera en cada una de estas es “New”, donde podrá localizar distintos comandos entre ellos añadir nuevas entradas para el grupo.

Inbox

		Bajo el grupo del “Inbox” usted puede organizar en secuencia de los mensajes por “subject”, de quien procede “From” y “Received” el día y hora en que recibió el “e-mail”.  La selección de la pantalla de Mensajes le permite leer el “mail” desde la mitad inferior en Outlook. Otra manera es presionar dos veces seguidas el botón izquierdo del “Mouse”, este activara una nueva pantalla en la que presenta el mensaje completo. En ella podrá responder el “mail” usando “Reply” o enviarlo a otro usuario con “Foward”.
También puede determinar la manera en que muestra la lista de mensajes recibidos.

Leer, enviar y redactar nuevos mensajes

En el “Mail Toolbar” usted localiza los comandos de “Reply”, “Reply to All”, “Forward” y “Send/Receive”. “Reply”: Es para responder el mensaje al usuario que remite el e-mail. “Reply to All”: Enviara el mensaje a la persona remitente, destinatario y a quienes tienen copia “Cc” del mismo. En ambas opciones de “Reply”, se incluye el mail que envía la persona, incluyendo su mensaje. “Forward”: Envía el “e-mail” recibido a otra(s) persona(s), incluyendo como parte del mismo el mensaje que usted redacte. “Send/Receive”: En caso de no haber especificado el “password” en la configuración de Outlook, debe de utilizar este comando para poder recibir y enviar los mensajes.

Redactar y enviar mensajes

	En el “Mail Toolbar”, se encuentra el botón de “New” al presionar el mismo Outlook le presenta una pantalla en la que podrá redactar un mensaje y adjuntar archivos de su disco. En ella encontrará tres renglones, el primero es para especificar a quien le enviará el mensaje “To”, el segundo para enviar copias “Cc” a otros usuarios y el “Subject” mensaje de saludo o asunto a tratar. Por último un espacio amplio en la pantalla para redactar el mensaje.
El botón de “To” y “Cc” al lado de cada renglón puede usarlo para activar la lista de contactos y de la que usted podrá seleccionar usuarios o grupos a quienes desea enviar el mensaje.

Enviar documentos adjuntos en mensajes

“Attach File”: El “Mail Toolbar” le presenta un icono de un “Clip”, con el que podrá añadir archivos a su mensaje, por otra parte puede utilizar en el “Menu Toolbar” la opción de “Insert / File”.

Al añadir un archivo, Outlook le presentara una pantalla en la que debe localizar y seleccionar el documento que desea incluir como parte del mensaje, luego en la misma debe presionar sobre el botón de “INSERT”.

Una vez localizado en la pantalla del “Mail” y al terminar de redactar debe presionar sobre el botón de “SEND”.

Identificar un mensaje para establecer prioridad y seguimiento

Al activar el signo de admiración en el “Mail Toolbar”, significa que el mensaje es de alta prioridad, mientras que la flecha que apunta hacia abajo indicará que el mismo será de baja prioridad. La bandera roja es para indicar un recordatorio sobre el mensaje. El que podrá especificar en el renglón de “Flag to”, mientras que en “Due by” fijara la fecha para el recordatorio. En el botón de “Options”, le permite activar “Reply” automático de Outlook especificando que la persona observó el mensaje.

E-Mail Options – Tracking Options

En la pantalla de “Options”, presione el botón de “E-mail Options”. Seleccione el botón de “Advanced E-mail Options”, luego podrá especificar el lugar donde desea que los mensajes que no enviados sean almacenados. Al seleccionar “Tracking Options”, podrá especificar que desea recibir un mensaje indicando que el “mail” que usted envió fue recibido y observado por el destinatario.

Crear Folders y “Message Rules”

Crear “folders”

Para crear los fólder: 1. Presionar el ícono de Organize 2. Seleccionar opción de “New Folder” 3. En la sección de Name: escribir el nombre asignado al nuevo fólder 4. En la sección de “select where to place the folder” se debe seleccionar a. “Personal fólder” – si es un fólder principal y desea que esté al mismo nivel del “inbox” b. Fólder deseado – si desea que sea un sub-folder. 5. Presionar OK 6. Seleccionar en la ventana con el mensaje: “Would you like a shortcut...” Si – cuando desea que aparezca un ícono en el “Outlook bar” No – cuando no desea que aparezca un ícono en el “Outlook bar”

Crear “Message Rules”

El “message rule” se utiliza para clasificar la correspondencia en el fólder deseado. Procedimiento: 1. Activar módulo de “Inbox” 2. Seleccionar el mensaje 3. Presionar el boton de “organize” 4. Buscar en las alternativas de “into: other folder…” 5. Seleccionar de la lista el folder deseado y presionar OK 6. Presionar el botón de “create”

Mover mensajes – “Move message”

El “move message rule” se utiliza para mover mensajes de un fólder a otro. Procedimiento: 1. Activar módulo de “Inbox” 2. Seleccionar el mensaje que desea mover a otro fólder 3. Seleccionar el fólder y presionar OK 4. Presionar el botón de “move”

Borrar mensajes – Delete

Para borrar un mensaje se realiza el siguiente uno de los siguientes procedimientos: Procedimiento: 1. Seleccionar el mensaje 2. Presionar el ícono de “Delete” Otras formas de borrar un mensaje Teclado: Ctrl – D ó tecla – “Delete” Menu: “Edit – Delete” Seleccionar mensaje – presionar el botón derecho del ratón y en el menú que aparece en pantalla, seleccionar “delete”

Buscador – Find

La sección de “find” le provee una opción para buscar mensajes, contactos e información de otros módulos de forma rápida. Procedimiento: Activar el modulo de “Inbox” Presionar el ícono de “FIND” Escribir el dato que se acuerda del mensaje a buscar en “look for”: Presionar el botón de “Find Now” Para búsquedas avanzadas seleccione la opción de “Advanced Find…”

Seleccionar papel timbrado – “Stationery”

La sección de papel timbrado le provee galerías de papeles timbrados ya diseñados para tu selección. Procedimiento: 1. Activar el modulo de “Inbox” 2. Seleccionar del menu: Tools – Options – Mail Format 3. Seleccionar HTML en la sección de: “Send in this message format” 4. Presionar el botón de “Stationery Picker” 5. Seleccionar el papel timbrado y presionar “OK – Apply OK” 6. En la pantalla principal de inbox – presionar el ícono de New

Otros

Imprimir - Menu: File - Print / Teclado: CTRL. – P / Icono - impresora

Borrar – Menu: Edit -Delete / Teclado: CTRL. – D / Icono - X

Abrir mensaje: Menu: File - Open – Selected Item / Teclado CTRL. - O

CONTACTS

Address Book / Contacts

El modulo de “contact” le permite crear un directorio de usuarios. Esta sección permite la entrada de datos de un individuo, un grupo, crear su tarjeta de presentación, enviar una tarjeta por correo electrónico y mucho más.

Para acceder al módulo de “contact” se reailza el siguiente procedimiento:

1. Menú: seleccionar la opción de “View – Go to – Calendar”
2. También se puede presionar el ícono de “contact” del Outlook Bar

Al realizar este procedimiento aparece la siguiente pantalla:

En la misma aparece una lista en orden alfabético de todos los contactos incluidos en el directorio.

Importante:

Ø Los grupos tienen al lado superior derecho una imagen de dos rostros mirando a la derecha y los grupos no tienen imagen al lado derecho del record.

Ø Se puede cambiar la forma de desplegar la información en esta pantalla con la opción de: “ View – Current View” y seleccionar la opción deseada.

Ø Al lado derecho de la pantalla aparece una lista con el orden alfabético para la localización rápida de contactos o grupos.

Crear “Contact”

	Seleccione el botón de “New” para añadir los datos de una persona contacto. Al terminar la entrada de datos en todas las áreas deseadas, presionar el botón de “save and close”
En la pantalla de “Contact”, se localiza diversos renglones en los que usted podrá suministra: Nombre, Titulo del trabajo, nombre de la compañía, Número de teléfono del trabajo o casa, correo electrónico, número de celular o de fax, etc.

Crear Grupos / “Distribution List”

Esta sección le permite agrupar contactos por categorías para enviar un mensaje a todos los integrantes de manera simultánea. Procedimiento: 1. Seleccionar del menú bar: File – New – Distribution List 2. En el área de “Name” se asigna el nombre al grupo 3. Seleccionar los miembros del grupo presionando el botón de: “Select Members” y en esa pantalla selecciona los nombres y presiona el botón de “Add” y al finalizar OK 4. Al finalizar el proceso presionar el botón de “Save and close”.

Enviar plantilla de contacto por email

Para enviar la información de un contacto por email se realiza el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el contacto deseado 2. Presionar el botón derecho del ratón 3. Del menú seleccionar la opción de “Forward” 4. Completar el mensaje (email) y presionar “send”

Enviar su tarjeta de presentación en todos los mensajes

Para enviar su tarjeta de presentación con todos los mensajes se realiza el siguiente procedimiento: 1. En la pantalla principal de Contact, Seleccionar en el menú - Tools- Options – Mail Format 2. Presionar el botón de Signature Picker... 3. Presionar el botón de Edit 4. Presionar el botón de “New Vcard from Contact” 5. Seleccionar su nombre del directorio, presionar “Add” y “OK” 6. Para terminar presionar OK, OK – Apply - OK.

Este procedimiento incluye su tarjeta de presentación en todos los mensajes nuevos.

Para ver la información contenida en la tarjeta (OPEN), imprimirla (PRINT), guardarla (SAVE), copiarla (COPY) o borrarla (REMOVE), etc. debe ubicar el cursor sobre la tarjeta que aparece en la parte inferior del mensaje, presionar el botón derecho del ratón y seleccionar la alternativa deseada.

Imprimir “Contact”

Para imprimir el directorio se realiza el siguiente procedimiento: 1. En el módulo de “contact” seleccionar del menú: “File Print” (CTRL. – P) 2. Seleccionar el “Print Style” o estilo en que desea que aparezca la información. Puede presionar “Preview” para el “Print Preview” 3. En “Print Range” marcar si es el/los contacto(s) deseados (only selected items) o todos (All items) 4. Indicar la cantidad de copias (Numbers of Copies) 5. Presionar el botón de OK

Nota:

1. Si desea imprimir más de un contacto, pero no toda la lista debe realizar el siguiente procedimiento:

a. Seleccionar el primer contacto ubicando el curso sobre el mismo y presionando el botón izquierdo del ratón

b. Presionar la tecla de CTRL. Y mantenerla presionada

c. Seleccionar uno por uno todos los contactos deseados

d. Cuando termine su selección, dejar de presionar la tecla de CTRL.

OTROS:

Borrar contactos – Menu: Edit -Delete / Teclado: CTRL. – D / Icono - X

Abrir pantalla de “contact” (Ver / Editar): Menu: File - Open – Selected Item / Teclado CTRL. – O. En esta sección se puede editar el contacto y presionar “Save and close” para actualizar la información.

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